最近，一则消息在财务圈引起不小的讨论。国内某知名饮品品牌的老板在无意间发现，去年公司每月仅快递的支出就高达近80万，责令细查后，居然还发现20笔名目为同城合同即送，但单笔快递费高达近200元的支出。
年初，各行业企业均表示降本增效依然是公司的重要战略之一。而费用支出看似是“企业小钱”，却积沙成塔，分分钟造成了大浪费。那么，企业内控规则怎么制定，如何落实？记住一句话：规则制定要“因场景制宜”，规则落地则要“时刻把握”。

内控规则制定：以降本为目标，因场景制宜

降本压力下，企业的精细化管理由被动转为主动，企业内控方面则表现为“规则更多、管的更严”。这一点的突出表现为因公消费规则覆盖的场景更全面、规则也更多。《2022-2023年企业支出管理报告》显示，企业在机票、酒店、火车、用车场景中均加强内控规则约束，加码管控。

比如，机票场景下控制支出的最有效结果便是严控机票预定折扣。多数企业首选通过提前机票预定天数。数据发现，有28%的企业通过提前机票预定天数管控支出，占比最大。

机票价格通常在出行前2日开始提价。一般出行当天预订机票的平均折扣率为0.59，提前一天为0.54，提前两天为0.51，只有提前三天或者以上，折扣率才会逐渐降到0.4左右。

其次是起飞时段限制（15%）、最低价实时展示（14%）也是企业控制机票折扣率的高频手段。

报告调研走访发现，软件SaaS行业中，有1/3通过控制折扣率降低机票费用支出。2021年，一家财税SaaS企业有80%的机票提前两日预订，85%的机票仅提前一日预订，机票折扣率基本为0.8-0.9，全年仅机票支出就有近500万元。2022年，这家企业通过管控员工提前3日完成机票预订，实现9,000+张机票的平均预订折扣降至0.45，全年节省费用25%。

比如酒店场景中，近半数企业选择通过每晚房费限制（41%）控制间夜价，其他方式主要为提升双人同住率（20%）、开启节省奖励（16%）、酒店托管（11%）、限制预定天数（10%）等方式。

其实，当遭遇经营挑战时，多数企业稳定现金流和保住利润的关键，并非是一味的压缩成本，而是对企业内控管理、费用支出先下手为强。虽然包括差旅费、培训费、市场费、研发费等费用的管理，都隐藏着很多公司省钱技巧。比如看似不起眼的几千块机票、酒店差旅支出，也能给公司带来每年超百万的差旅费用节省。

内控规则落实：与其事后发作，不如时刻把握

其实这类内控合规的事儿，哪家没有糊涂账？内控管理总被理解为是“老板拍板”。这是由于从规则制定、下发、执行全流程普遍是“黑匣子”式的，财务没有抓手，没有具体的数据参考，预算、规则的编订也只能是延续或参考别的公司调整。如果从机票、酒店、车费、餐费，每笔都得财务来审批，根本忙不过来。因此能把每一个细致入微的规则嵌入在每笔消费前，在一个平台落实所有因公消费场景的规则，排查合规问题不再事后诸葛亮，自然省心又省时。

在消费规则配置方面，分贝通能够帮助企业制订兼具精细化和定制化的消费规则，从多个维度落到实处，以机票和用车场景为例。

由于严重依赖销售打单，一家药企仅销售部机票支出便能达到每月平均几十万的水平，财务还无法找出控制开支的关键点，此项开支的合理化势在必行。后来通过上线分贝通，销售部在分贝通App进行机票预订，同时财务在分贝通Web管理端的“舱位限制”、“机票价格/折扣限制”、“提前预订天数限制”等维度更精细化的管理，让销售在预订机票时，必须“照章消费”，支出自然更有谱。

同样是药企，另一家公司财务通过分贝通事前管控的方式也实现了“降本增效”。由于该公司已经提前配置好了相关规则：“用车出发地点为公司地址”，“用车使用时间为早9点到晚6点”，“不支持跨城打车”的限制，所有员工都在规则范围内打车，财务非常省心；更为方便的是，由于所有员工都在分贝通App端消费，所有消费订单数据都会沉淀到管理后台，财务可实时查看订单状态，每一笔支出都变得透明，有效提升了商务用车的管理效率。

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