“这个月的员工加班餐为什么又超了预算12%？”不用财务总监兴师问罪，行政总监已看到问题发起火来。

“本月临时加了两场全员培训，参加培训的全员管餐，一下子就花超了。”行政小王战战兢兢地说。

“每个月做预算时已经让你们打好一些提前量，即使有突发情况，预案是怎么做的？能让费用一超就奔着两位数！”

过去，像这样为了加班福利，后知后觉超支预算，是这家软件SaaS公司的行政部门常态。现在，这家公司成为了分贝通的客户。他们的问题是这样解决的：

• 行政部门制定好自己的年度、月度预算，每月底根据下月安排，调整校正预算计划，将预算金额填入后台管理系统，同时设置超规预警；
• 按各部门、各级别的员工角色匹配相应权限，关联OA审批，对接财务系统，因公消费控制科学管理，超规风险再设保障；
• 非常规事项因公消费，重新发起审批，可计入部门，也可计入项目，在分贝通一个平台上发生的因公消费，笔笔可追溯，实时可查阅。

这样，就万事大吉了吗？分贝通在陪伴服务客户的过程中，发现了更加细化的管理问题。

发现1：TOP10外卖订单的消费金额均超过800元

对于商业化变现具有时效性的互联网公司，工作是比较辛苦的，公司因此会在补助福利方面优厚一些，加班用餐打车一应俱全。该公司使用分贝通近一年间，我们仍然看到了一些可优化空间，TOP10外卖订单中有四笔订单的消费金额超过1,000元，单笔消费最高为1,842元。

发现2：TOP10快递订单中，有四笔存在异常情况

除了外卖用餐，TOP10快递订单中有四笔订单的消费金额逾千元，单笔消费最高近两千元。其中，有四笔订单均是邮寄文件，考虑到文件的体积较小且数量少，因此，这四笔订单可能存在一定异常

针对以上现象，分贝通的客户成功经理为该公司同时准备了行之有效的优化建议。

建议1：设置外卖金额上限

分贝通后台的个性化设置细节很多，可以满足客户不同管理颗粒度的管控需求，针对个别订单超标严重的问题，可以通过设置外卖金额上限来解决

建议2：重点关注单笔订单金额TOP10的员工

建议重点关注一下单笔金额前十位的员工订单详情，关注方向比如重型大件是否没有采用性价比更高的大宗物流，在过往服务的客户中发现过类似问题：员工图方便，使用顺丰邮寄了几十件冰箱，导致公司为此付出近万元快递费用。这样的快递费用是大可不必的，不仅仅是加班福利的降本增效，事实上，将企业因公支出科学管理起来，能够在经济下行的时候，为企业多带来一些希望和曙光。