费用报销工作主要涉及差旅费用报销、业务招待费用报销、电话费用报销、交通费用报销、办公费用报销、低值易耗品购置费用报销、培训费用报销、预借款/备用金等的报销。

其中最为零散的费用报销是差旅及预借款/备用金的报销。员工与财务经常因为报销单的填写规范、核销及时性等问题产生摩擦，一旦存在票据不合规便会引来税务稽查，因此企业需明确费用报销步骤和细节，减少报销摩擦，降低合规风险。

1、关于费用报销流程：

通常企业为保障合规，整个费用报销流程会设置3-5个审批节点，即：经办人填写报销单（并打印费用明细）→部门负责人/上级主管签字确认→财务会计审核（单据、数据等方面的报销规范和要求）→财务部负责人审核→公司负责人审核→出纳审核并付款→经办人领取。

2、关于费用报销单据要求：

通常公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门都有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也可不予签字。

3、关于费用报销单据整理要求：

一般在进行费用报销前，可明确员工对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，可在附件中写明所附单据的张数。

如果员工可熟练掌握报销规范，可极大的降低财务的审核工作量，降低发票合规风险。

4、关于预借款/备用金的操作要求：

差旅报销和预借款/备用金的核销是企业费用报销管理中发现票据合规的高频场景。

在填写借款单或支票使用申请单时，员工需写清借款原因、预计的金额和还款日期，财务人员严格控制现金的使用。借款单要由部门负责人、副总或财务主管签字后出纳人员才能放款。

5、关于费用报销或单据传递时效要求：

时效要求对于费用报销管理来讲十分重要，不及时的催收发票/报销，容易带来票据过期等合规问题。原则当月发生当月取得并当月报销(特殊情况除外)，且业务人员有及时催收票据的义务。

除以上规范之外，在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。但对于企业人数超过200以上的企业来讲，每月的费用支出量已成规模，仅靠文件规范或是将线下报销流程线上化的方式管理是远不能达到降本增效的目标的。

以下是200+人的企业的费用报销管理存在的管理难点，你中了几条？

• 报销规范化、标准化程度低，员工熟悉起来比较慢，需要频繁咨询
• 员工无消费记账习惯，发票长时间积累，容易遗忘待报销费用
• 审批签字流程长，导致员工垫资时间长
• 发票验真繁琐、开票信息易出错、电子发票重复使用无法杜绝，财务审核工作量大
• 审批和预算常不在一个系统内，需要来回比对可用预算余额
• 纸质报销单存档后，报销单和发票调取及信息查阅不便
• 电子发票原件需要专门存档， 且无法查找对应的报销单，带来额外工作

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