熟悉和了解差旅报销流程是一位职场人的必备技能,因为总有出差回来需要报销的那些头疼一刻。今天我们就来梳理一下,一般情况下,一家企业的差旅报销都包括了哪些类别?具体流程和需要注意的细节又有哪些?而一套数字化的报销流程将是怎样的?
一、在差旅费用产生类别方面,大体上主要包括有:
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交通费:出差途中的车票、船票、机票、出租车等;
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车辆费用:如果是自带车辆,出差路上的油费、过路费、停车费等;
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住宿费;
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补助、补贴:餐补、交通补贴等;
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杂费:行李托运、订票费等。
二、那么传统报销方式中,差旅报销的具体流程又是怎么的?
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因公出差,需提前清晰填写《出差申请单》。
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《出差申请单》报部门经理批准、总经理审批。
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将其交办公室备案。
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出差返回后,出差人将《出差申请单》未填写项目补齐,并于一定时间内内填写《差旅费报销单》。之后交部门负责人签字。
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报销人将该《报销单》交财务部审核签字。
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《报销单》报总经理审批。
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交总经理批准后的《报销单》交财务部报销。
三、差旅报销过程中需要注意的细节点
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提供合法的票据。 在索取住宿票据时,应要求对方将票据内容填写完整,填写内容包括:单位名称(姓名)、日期、住宿天数、单价、金额、填票人。
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填报“工作人员出差‘五定’审批单”。 内容包括:姓名、前往地点及乘坐交通工具、出差任务、出差时间、领导签批。
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填写差旅报销单。
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出差人员所在部门、出差人员姓名。
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出差日期(出差开始及截止的日期)
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出差事由:即出差的目和主要内容
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报销日期:即该报销单的日期
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费用:即按照实际发生的金额进行如实填写
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最好用黑色或者蓝色水笔写,不允许涂改
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报销单填写完之后,右侧的合计应该等于下方的合计,合计用小写,报销总额用大写。市内交通、住宿费,补助按造公司的具体报销制度进行填写。
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报销单按照实际发生的顺序进行填写,放置凭证的时候也将时间较早的凭证放在上面。
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参加会议的,要求附加领导签批的会议通知单。
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所附单据要求有经办人、核算部门、财务部门审核签字、负责人签字。
以上,为传统的报销流程的基本情况。
传统差旅报销流程实行多年来已经收到不少诟病,员工垫资压力大,发票不好保管,如果报销流程复杂反复会浪费大量时间。财务工作效率低,需要完成单据审核、发票核验等重复性工作,数据零散滞后,费控预算难执行。
随着企业信息化、数字化需求的提升,IT基础设施和互联网的发展,报销流程应该随之更新换代了。
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