触屏选择一款饮品，扫码付款，物品由机械手送达取货口，一旁的智慧云平台上显示着近日设备数量、分布地点、实时消费数据等多维度信息……这台智能零售终端，便由山东新北洋信息技术股份有限公司研发的产品。

如今新北洋更是把80%的便利店商品搬到了基于智能微超、智慧零售终端的“Mini Mart”，形成了覆盖全国30多城市、5000多台机柜的即时零售网络。始终以“客户为先”，新北洋从售前、售后到维修服务人员常常化身“空中飞人”“陆地战士”。

如何提升差旅流程效率，赋能业务流的整体效率，从而提供全流程更完备的服务水平？对于新北洋来说，是需要优先解决的难题。

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“Mini Mart”快速部署背后

差旅制度与流程的效率思考

“从自主生产的智能微超，到客户定制的产品柜，从项目经理导入新产品，到研发工程师设计，到小批量产品试制到量产，从售前、销售到售后服务……我们以客户为单位，严守全流程质效把控。”新北洋信息化负责人表示。

在新北洋，全流程把控同样关注差旅制度落实和流程效率：

• 审批流程方面，每一次的出差申请均需从业务负责人、费用会计、财务经理到财务总监等的层层审批，出差申请需求零散，相关审批人总担心不能及时审批而耽误进度；
• 费用报销方面，以销售人员为例，按每位销售每次1-2月回来报销一次，每次报销至少20多张单据，近百人的集团销售团队便能月均产生至少千张发票；
• 发票审核方面，面对月均千张发票，集团为数不多的费用会计需要完成贴票到审核的全流程。目前报销回款速度较慢，久而久之，财务和业务难免抱怨连连。

同时，差旅支出也受到关注，即使2022年疫情期间新北洋仅机票、酒店、火车的支出也达到了千万级。

在新北洋信息化负责人看来，这些问题的核心症结还是在于流程效率和制度落地管控的平衡。如何将制度流程化水平提升，并能有依据的持续优化流程和制度，成为重中之重。“我相信，这也是我们能拿到费控结果的前提”。新北洋信息化负责人表示。

经过近一年的市场及选型调研，分贝通的事前、中、后的全流程模式引起了新北洋的极大兴趣。随着初步推进，制度流程化实践已初见成效。比如，平台可自动关联申请单，申请通过后员工即可在分贝通App内享受一站式差旅体验，费用由企业直接支付。分贝通的“一站式”商旅服务，更是实现了全部行程一个申请单搞定，流程更丝滑，效率自然起来了。

同时下单过程中，系统会按销售职级自动推荐行程内、符合差标（如目的地城市级别、酒店星级、提前预定天数及仓位等）的选择，流程完成了，合规动作也完成了。

此外，差旅及报销流程化水平的提升，也服务于财务审核效率。同时大发票的结算方式，更是帮助费控会计省去了大量发票审核等工作；批量审批支持更是让整体流程效率往前了一大步。

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依托制度流程化升级

撬动数据价值赋能降本

打造“一推、三智、五化”企业信息化平台，成就智慧新北洋，始终是新北洋信息化、数字化建设的方向。当前，新北洋致力于以流程驱动业务，以数据驱动企业，建设智能协同、智能制造、智慧决策为主体的“三智”平台。

在制度流程化方面，新北洋首先考虑的是公司各部门的需求，再就是公司战略层面的选择。信息化负责人表示，“身处数据的时代，企业日常的数据应用还存在问题。毕竟由于IT系统快速的更新换代，很多老系统已经无法满足当下需求。”

在使用分贝通的短短几月间，新北洋显著减少财务部门、营销前台员工的发票处理量近60%，让不同部门的员工更专注本职工作，制度化、流程化全面升级。

随着使用程度逐渐加深，新北洋将进一步在分贝通系统洞察员工的支出数据，包括出差订单、预订偏好等，形成“支出数据库”，为商务消费支出的规则制定提供依据。

在数据应用方面，信息化负责人提出了3方面的计划：

• 借助支出数据分析，以辅助制度流程化实现企业运营成本的节约；
• 用数据反哺规则制定，升级费控报销的及时性并梳理完备的支出标准规则；
• 打通系统进行数据连通，业务财务充分融合让每一个环节高效率运转；

在分贝通的“一体化”支持下，新北洋集团期待构建出“精锐”的运维队伍——更高效率满足线下运营；还能够通过全量的支出数据支撑，以形成体系化的支出管理规则，带动整体的管理效率提升。

目前，新北洋集团正在积极构建内部信息化体系，以财务费用支出为小的撬动点，逐步在财务管理和业务管理上持续升级，以赋能业务流“加速度”。